Veri ve Kayıt Saklama ve İmha Politikası

1. Amaç ve bu metnin yeri

Kişisel verileri ve kurumsal kayıtları ne kadar süre sakladığımızı ve sürenin sonunda nasıl sildiğimizi ya da anonimleştirdiğimizi açıklar. Bu politika istenen "Veri Saklama ve İmha" ile "Kayıt Saklama" konularını tek metinde birleştirir; böylece süreler tek yerde tutulur. Kategori bazındaki azami saklama süreleri mevcut Veri Saklama ve İmha Politikası'ndaki tabloda yer alır (sözleşmeler: veri-saklama-ve-imha-politikasi); bu metin oradaki tabloyu değiştirmez, otomatik uygulanan süreleri ekler.

2. Kapsam

Firestore veritabanı, kimlik doğrulama kayıtları, dosya deposu, yedekler, bildirim ve denetim kayıtları; Derneğin defter, belge ve yazışma kayıtları.

3. İlkeler

1. Veri, amacı için gereken süreden fazla tutulmaz.
2. Yasal saklama zorunluluğu olan kayıt silinmez; kişiyle bağı kesilerek anonimleştirilir.
3. İmha kayıt altına alınır, ama imha kaydı silinen kişinin kimliğini taşımaz.
4. Otomatik süreç, elle yapılan işten önce gelir.

4. Roller ve sorumluluklar

• Veri sorumlusu (Dernek): Saklama sürelerini onaylar.
• Teknik sorumlu: Otomatik silme işlerinin çalıştığını izler.
• Süper yöneticiler: Silme taleplerini ve imha kayıtlarını izler.

5. Uygulama: hangel'de bugün nasıl işliyor

• Dernek kayıtları: Derneğin defterleri, gelir-gider belgeleri ve karar kayıtları 5253 sayılı Dernekler Kanunu, Dernekler Yönetmeliği ve vergi mevzuatının öngördüğü süreler boyunca saklanır.
• Yazışma kayıtları: Kurumlarla yazışmalar kurum başına tek bir dosyada tutulur.

6. Henüz yapmadıklarımız ve hedeflerimiz

• Mevcut Veri Saklama ve İmha Politikası tablosundaki bazı süreler otomatik uygulamayla aynı değil (ör. hesap verisi için tabloda "üyelik süresince + 10 yıl" yazar, uygulamada hesap verisi silme isteğinden 30 iş günü sonra silinir; sağlık verisi için yedeklerde 90 gün yazar, veritabanı yedekleri 98 gün tutulur). Hedefimiz hukuki inceleme sonrası tek bir güncel tablo.
• Dosya deposundaki dosyalar (fotoğraf, belge) süreye bağlı olarak otomatik silinmiyor. Hesap silmede CV dosyası ve Projeni Yaz'a yüklenen kişisel dosyalar silinir; profil fotoğrafı ve gönderi görselleri gibi diğer yüklenen dosyalar henüz silinmiyor.
• Hesap silmede kişinin gönderileri, etkinlik katılım kayıtları ve gönüllülük başvuruları gibi başka koleksiyonlardaki kayıtları henüz otomatik silinmiyor ya da anonimleştirilmiyor. Hedefimiz bu kayıtları da silme ya da anonimleştirme kapsamına almak.
• Yedeklerden tek bir kişinin verisini ayıklamak mümkün değil; yedekteki veri süre dolunca kendiliğinden silinir.
• Bazı koleksiyonlar (ör. etkinlik katılım kayıtları) için ayrı bir otomatik süre tanımlı değil.

7. Bildirim kanalı

Silme talebi ve saklama soruları: kvkk@hangel.org ya da uygulamada Ayarlar → Gizlilik.

8. Gözden geçirme

Yılda en az bir kez ve bir saklama süresi değiştiğinde.

9. İlgili belgeler

Mevcut "Veri Saklama ve İmha Politikası" · Kişisel Verilerin Korunması Politikası · Bilgi Güvenliği Politikası · Kriz ve İş Sürekliliği Politikası